Conditions Générales de Prestations de Services

PREAMBULE

Les présentes conditions générales de prestation de service sont relatives à la société Flow Events dans le cadre de ses activités d’organisation et de planification d’évènements ainsi que ses activités de scénographie et décoration d’évènements, à l’attention des particuliers, des associations ainsi que des entreprises.
Les services et prestations proposés par Flow Events sont les suivants :
– Organisation et coordination d’évènements publics et privés. Toute activité de scénographie et de décoration d’évènements.
– Toute activité de location de matériels dans le cadre d’évènements publics et privés.
La commande passée précise les caractéristiques de l’événement défini par le Client dans le « bon de commande » joint au « contrat d’organisation d’événement » ou le cas échéant au « contrat de décoration/scénographie » ou « contrat de location de décors ». 


ARTICLE 1 – Définitions

Le terme « Client » désigne toute personne physique ou morale qui passe commande auprès de la société Flow Events ci-après dénommée « la société ».
L’« évènement » correspond à toute manifestation que le Client souhaite organiser, célébrer, créer ou mettre en oeuvre.
Le « bon de commande » est le document qui matérialise l’accord des parties concernant la description de « l’évènement » ainsi que les conditions particulières de la prestation. 


ARTICLE 2 – Conditions d’application

Les conditions générales s’appliquent à toutes les prestations ou commandes effectuées auprès de la société Flow Events. Elles sont adressées au Client en même temps que le devis. En cas de contradiction entre les Conditions Particulières figurant au devis signé par le Client et celles figurant aux présentes Conditions Générales, les dispositions du devis sont seules applicables.
La commande passée précise les caractéristiques de l’événement défini par le Client dans le « bon de commande » joint au « contrat d’organisation d’évènement », ou le cas échéant au « contrat de décoration/scénographie » ou « contrat de location de décors ». 


ARTICLE 3 – Commande / Contrat

3.1 La commande est définitive et irrévocable à compter de la signature du « bon de commande » et du contrat joint aux présentes conditions générales, qui vaut acceptation pure et simple des présentes conditions générales.
3.2 Si toutefois, le contrat devait être conclu à distance, c’est à dire sans présence physique simultanée des parties, le « bon de commande » envoyé par e-mail, devient contrat lorsque le Client envoie à l’Organisateur un mail d’accord concernant l’acceptation de celui-ci. Dans ce cas, le Client dispose d’un délai de 7 (sept) jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier des motifs ni à payer de pénalités.
3.3 En application des dispositions l’article L. 121-20-2 du Code de la consommation, applicables aux contrats conclus à distance, le Client peut renoncer au délai de rétractation susvisé et accepter que l’exécution de la prestation commence avant l’expiration du dudit délai. Dès lors que le Client accepte que l’exécution de la prestation commence avant l’expiration du délai de réflexion, il renonce à son droit de rétractation.
3.4 La commande devra être accompagnée du règlement ou d’un acompte sur le montant global de la commande (cf. Article 6), qui vaut acceptation pure et simple des présentes conditions générales.
3.5 La société se réserve le droit de ne pas accepter une commande qui ne serait pas conforme aux lois et règlements, à la morale et aux bonnes moeurs. Dans ce cas précis, il sera demandé au Client de bien vouloir se conformer aux modifications exigées.
3.6 Toute réservation effective de date de l’évènement dans l’agenda de la société Flow Events est conditionnée au paiement préalable de l’acompte par le Client (cf. Article 5). Le « bon de commande » peut cependant être revu à tout moment dès lors que la demande du client évolue par rapport à la proposition préalablement acceptée. 


ARTICLE 4 – Honoraires

4.1 La société Flow Events percevra au titre de sa prestation, des honoraires d’intervention définis dans le « bon de commande ». Ce tarif est valable uniquement pour l’organisation d’un évènement se situant dans un rayon de 30 km du siège de l’entreprise. Dans le cadre d’une prestation en dehors de cette zone géographique, des frais de déplacement et éventuellement d’hébergement seront facturés en sus.
Ils sont forfaitaires mais sont susceptibles d’être augmentés selon la charge de travail induite par la modification du cahier des charges. Le Client reste cependant en droit d’accepter ou non les propositions de la société.
Il peut les accepter en l’état, en demander toute modification sous réserve des délais qui incombent à la réalisation de l’évènement, ou tout simplement refuser l’ensemble du projet sans avoir à en préciser les motifs.
Dans ce dernier cas, le Client dégagerait immédiatement la société Flow Events de toute obligation envers lui et ne pourrait prétendre, de ce fait, à quelque remboursement que ce soit de tout ou partie des acomptes et honoraires versés.
4.2 Les frais non inclus dans les honoraires de l’agence sont définis ci-dessous :
– Les frais de déplacement au delà des 30km inclus (0,50€/km supplémentaire).
– L’hébergement, si l’événement à lieu au-delà des 30km inclus. Les repas et boissons le jour J. 


ARTICLE 5 – Modalités de paiement

5.1 Le règlement des services et/ou prestations réalisés par Flow Events sauf convention exprès entre les Parties, s’échelonne comme suit :
Création, réalisation et installation de décorations et/ou scénographie. Location de décors :
– 100% du montant versé à la signature du contrat.
Organisation globale d’évènements ou cérémonie laïque :
– Règlement d’un premier acompte de 35% du montant total à la signature du contrat.
– Règlement d’un second acompte de 35% du montant total 3 mois au plus tard avant la date de l’évènement stipulé par le contrat.
– Règlement du solde de 30% du montant total le jour de l’évènement au matin.
Lorsque la signature du contrat intervient à 90 jours ou moins du début de l’évènement, les deux premiers acomptes sont remplacés par un acompte unique de 60% du montant total lors de la signature du contrat. Les 40% restants devront être versés le jour de l’évènement au matin.
Ce paiement n’inclut pas le coût des prestataires sélectionnés qui pourront être réglés :
– soit directement par le Client pour les particuliers.
– soit directement par la Société pour les entreprises.

5.2 Aucun escompte n’est accepté pour le paiement anticipé ou comptant. Aucune retenue, ni réduction, ni compensation de paiement ne sont acceptées en cas de litige.
5.3 Le règlement des services et/ou prestations réalisés par Flow Events s’effectue exclusivement en Euros, soit par virement aux coordonnées bancaires figurant sur le « bon de commande », soit par chèque libellé à l’ordre de : SARL FLOW EVENTS. 


ARTICLE 6 – Délai de paiement

Sauf disposition contraire prévue au contrat, les factures sont payables au comptant, à réception de chaque facture par le Client. En cas de désaccord sur une partie des factures, le Client s’oblige à payer sans retard les parties non contestées et à indiquer sous 5 (cinq) jours ouvrables et par lettre recommandée avec accusé de réception à la société le motif de la contestation.
A défaut de réclamation, le Client se voit appliquer des pénalités de retard sur les montants restants dus conformément à l’article 7 des présentes. 


ARTICLE 7 – Pénalités de retard

7.1 Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit au profit de la société Flow Events et sans mise en demeure préalable, à des pénalités de 10% par mois de retard des sommes restant dues par le Client, sans préjudice du droit à dommages et intérêts de la société Flow Events.
Les pénalités sont dues dès le premier jour de retard.
7.2 En outre, ce défaut de paiement peut ouvrir droit à l’allocation de dommages et intérêts au profit de la société. La pénalité est calculée sur le montant hors taxes de la somme restant due, et court à compter de la date d’échéance mentionnée sur la facture sans qu’aucune mise en demeure préalable ne soit nécessaire. Tous les frais que la société est amenée à supporter au titre de recouvrement de créances restant dues sont à la charge du Client, y compris les honoraires d’officiers ministériels, d’huissier ou personnel juridique autorisé. 


ARTICLE 8 – Clause résolutoire

Si dans les 7 (sept) jours ouvrés qui suivent une relance par lettre recommandée avec accusé de réception pour un retard de paiement assorti au nom de pénalités de retard le Client ne s’est pas acquitté des sommes restant dues, la prestation est résolue de plein droit et la société le Flow Events est dégagée immédiatement de toutes obligations envers le Client. Le délai court à partir de la première présentation de la lettre recommandée. 


ARTICLE 9 – Obligations de l’Organisateur

Pendant la durée du mandat, la société s’engage à rechercher et mettre en œuvre tous les composants tels que définis dans le « bon de commande » ci-dessus mentionné. Suite à la demande du Client par mail ou par téléphone, Flow Events réalise un premier rendez-vous libre de tout engagement financier du Client.
Lors de ce premier rendez-vous, un contact est établi permettant de lister les exigences et les paramètres de réception envisagés par le Client. Les obligations de la société quant au respect des critères pourront être redéfinies si un cahier des charges plus précis est établi et accepté par les parties.
La société tiendra informé le Client de l’évolution de son dossier et lui fournira les descriptifs des prestations sélectionnées. La société s’engage à ne pas divulguer les informations fournies par le Client qui seront tenues pour confidentielles. Toute information recueillie dans le cadre de l’établissement du cahier des charges pourra être communiquée aux partenaires prestataires de la société qui seront tenus aux mêmes règles de confidentialité. 


ARTICLE 10 – Obligations du client

Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’informations à l’Organisateur, prestataires ou intervenants, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, ou même désorganiser le projet et sa réalisation. Le Client fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin dans le cadre de sa mission. Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) prestataire(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avèrerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues. Le Client, ayant la capacité et le pouvoir d’accepter ou de refuser les conseils prodigués, a obligation de les faire siens à partir de la contractualisation avec un ou plusieurs prestataires. Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, artistes, personnels et collaborateurs de l’Organisateur. 


ARTICLE 11 – Clause de non renonciation

En aucun cas, le fait que la société Flow Events s’abstienne de réclamer l’exécution d’une obligation à laquelle elle peut prétendre ne pourra être interprété comme une renonciation de sa part à l’exécution de ladite obligation, quelle que soit la durée de son abstention ou de sa tolérance. 


ARTICLE 12 – Conditions d’annulation

12.2 Annulation du fait du Client : en cas de désistement, refus ou annulation de la part du client, Flow Events sera libéré de toute obligation envers le Client et celui-ci ne pourra prétendre ni au report de l’événement à une autre date, ni au remboursement des sommes d’ores et déjà versées et conservées par Flow Events à titre d’indemnité de résiliation contractuelle irréductible.
12.3 Annulation du fait de la société : en cas d’annulation par la société Flow Events d’une ou de plusieurs prestations devant être effectuée(s) à son Client, la société Flow Events présente une assurance responsabilité civile professionnelle. Elle ne saurait être tenue responsable des retards dans l’organisation dus à des cas de forces majeurs (cf. Article 15). 


ARTICLE 13 – Assurances
Le Client déclare et garantit avoir la pleine capacité juridique lui permettant de s’engager au titre du contrat. Le Client a obligation d’être titulaire en son nom propre ou par délégation d’une assurance responsabilité civile ou professionnelle en cours de validité. En conséquence, le Client s’engage à renoncer et à faire renoncer ses participants ou ses assureurs à tout recours à l’encontre de la société Flow Events en cas de survenance de l’un des quelconques évènements cités dans l’article 14 des présentes.
Flow Events conseille vivement au Client de se rapprocher de son courtier/agent et/ou assureur afin d’étudier avec lui la validité de son assurance responsabilité civile et la souscription éventuelle d’une assurance complémentaire concernant l’évènement. 


ARTICLE 14 – Responsabilités

14.1 La responsabilité de chacune des Parties est limitée aux engagements souscrits par elle aux termes du contrat. En conséquence, la responsabilité de la société ne peut notamment pas être engagée en cas de préjudices directs ou indirects liés à l’intervention en dehors du contrat d’un ou plusieurs prestataires. La responsabilité de chacune des parties ne peut pas être engagée quant à une non-exécution ou un retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes conditions générales si l’inexécution ou le retard constaté découle d’un cas fortuit ou de force majeure tels que définis à l’article 15 des présentes.
14.2 Le Client est responsable de tout dommage direct ou indirect, que lui-même ou les participants pourraient causer au cours de la manifestation. Flow Events décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradation…) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels…) apportés par le Client ou appartenant aux participants, quelque soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).
Le Client s’engage à utiliser le dit matériel pour sa destination usuelle et à ne rien faire ou laisser faire qui le détériore. Le matériel détérioré sera alors facturé au client pour sa valeur de remplacement à neuf, augmenté d’une indemnité destinée à couvrir l’indisponibilité du matériel.
14.3 Dans le cadre des prestations fournies par la société et concernant la mise en relation entre le Client et les différents prestataires, la société Flow Events n’agissant qu’à titre de mandataire, celle-ci ne pourra être tenue pour responsable des préjudices directs ou indirects liés à l’exécution de la (des) prestation(s) fournie(s) par le(s) prestataire(s) concerné(s), lequel (lesquels) est (sont) seul(s) responsable(s) vis-à-vis du Client.
La Société Flow Events ne sera pas tenue responsable en cas d’annulation par l’un des prestataires de l’évènement ou en cas de réclamation concernant la qualité de la prestation choisie par le Client, ou enfin concernant son tarif.Toute prestation interrompue ou consommée du fait du participant pour quelles que causes que ce soit, ne donnera lieu à aucun remboursement. 


ARTICLE 15 – Force majeure

Est un cas de force majeure ou un cas fortuit tout évènement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens de l’article 1148 du Code Civil, indépendant de la volonté de la société et faisant obstacle à la réalisation des services vendus, notamment les actes de puissance publique, les hostilités, les guerres, les émeutes, les faits du prince, les catastrophes naturelles, les incendies, les inondations, les intempéries exceptionnelles, les grèves totales ou partielles entravant la bonne marche de l’agence ou celle de l’un de ses fournisseurs, sous-traitants ou transporteurs ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, la panne du matériel diffusant le service, l’interruption des transports, de la fourniture d’énergie, de matières premières, etc…
La partie désirant invoquer un évènement de force majeure devra notifier à l’autre partie le commencement et la fin de cet évènement dès qu’elle en a connaissance et au plus tard dans un délai de 1 (un) jour ouvré, sans quoi elle ne pourra être déchargée de sa responsabilité. 


ARTICLE 16 – Propriété intellectuelle

Les présentes conditions générales concernant les prestations comprises dans le contrat ne sauraient entraîner une quelconque cession de droits de propriété intellectuelle pouvant être mise en oeuvre au titre de la prestation commandée. Si après une éventuelle dénonciation du contrat, le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini par le labo éphémère, une somme égale à 50% du projet plagié serait due à l’Organisateur. 


ARTICLE 17 – Confidentialité et droit à l’image

Flow Events s’engage à ne pas vendre, partager, ni divulguer les données personnelles nominatives du Client à des tiers en dehors de son propre usage. Sauf avis contraire, notifié par écrit, le Client autorise la société Flow Events à le citer et à utiliser les photographies ou tout autre support de la réception, montrant les services fournis (décoration, scénographie, buffets, tables, salle…), dans ses documents commerciaux sous quelque forme que ce soit en qualité de référence commerciale. Aucune photographie, ou tout autre support, montrant le Client, ses proches ou convives ne sera utilisée sans l’accord préalable du Client.
Le Client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le Client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant directement Flow Events par lettre recommandée avec avis de réception. Seule l’hypothèse du rachat de la société Flow Events et de ses droits permettrait la transmission des dites informations à l’éventuel acquéreur qui serait à son tour tenu de la même obligation de conservation et de modification des données vis à vis du client. 


ARTICLE 18 – Réclamation et litiges

Les présentes conditions générales sont soumises au droit français. Toute contestation ou réclamation ne pourra être prise en considération que si elle est formulée par écrit et adressé au siège de la société Flow Events, dans un délai de 8 (huit) jours maximum après la fin de la manifestation. Tout litige ou contestation sera soumis à la seule compétence des juridictions situées dans le ressort du Tribunal de Commerce de Toulouse.

Flow Events SARL
12, Rue de l’Eglise
31290
Gardouch

Sylvia Rallo
06.80.16.55.59

Yoan Jourdain
06.13.10.28.60